TIETOSUOJASELOSTE
Gynekologipalvelu Vanamon tietosuojaseloste
1. Yleistä
Gynekologipalvelu Vanamo (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien
henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin,
joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä
tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja
henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Jatta Rautkorpi,
jatta.rautkorpi@gynekologipalveluvanamo.fi
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme
käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista
hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi
tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.6.2022.
2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Nimi: Gynekologipalvelu Vanamo
Osoite: Hyvättyläntie 6b, 21420 Lieto
Puhelin: +358 45 122 9420
Y-tunnus: 3267393-9
Tietosuojavastaava: Jatta Rautkorpi
Sähköposti: jatta.rautkorpi@gynekologipalveluvanamo.fi
Puhelin: +358 45 122 9420
3. Potilasrekisteri
Potilaalla tarkoitetaan henkilöä, joka käyttää Yhtiön palveluja (jäljempänä ”potilas” tai ”Sinä”).
Noudatamme potilastietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä sekä soveltuvaa erityislainsäädäntöä.
Erityislainsäädännöllä tarkoitetaan potilaslakia, sosiaalihuoltolakia, sosiaali- ja terveydenhuollon
asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettua lakia sekä potilastietoja ja sosiaalihuollon asiakkaita
koskevia tietoja koskevia asetuksia ja muita soveltuvia säännöksiä.
4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä seuraavia potilaitamme koskevia henkilötietoja:
- nimesi ja henkilötunnuksesi;
- yhteystietosi: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
- terveyteesi liittyvät esitiedot;
- hoitoosi liittyvät suunnittelu-, toteutus- ja arviointi-tiedot;
- asiakassuhdettasi koskevat tiedot (kuten laskutus-, maksu-, ajanvaraus- ja uudelleenkutsumistiedot);
- ja mahdolliset muut suostumuksellasi kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.
5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti potilaalta itseltään (potilaan ilmoittamat tiedot, tutkimusten ja
hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot). Lisäksi keräämme tietoja potilaan lähettävältä sairaalalta,
Väestörekisterikeskukselta sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joilta Yhtiö voi saada potilasta koskevia
tietoja potilaan suostumuksella tai laissa säädetyllä perusteella.
6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (velvoite
ylläpitää potilasasiakirjoja) tai potilaan suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- hoitosuhteen ylläpito, seuranta ja kehittäminen;
- hoitotoimenpiteiden varmentaminen;
- muut vastaavat lainmukaiset käyttötarkoitukset.
Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.
Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
7. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille
Yhtiö luovuttaa potilastietoja sivullisille vain potilaan tai potilaan laillisen edustajan suostumuksella tai
nimenomaisen lain säännöksen nojalla. Sivullisilla tarkoitetaan muita kuin potilaan hoitoon tai siihen
liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä.
Yhtiö voi luovuttaa potilastietoja potilaan huoltajalle, lähiomaiselle tai muulle vastaavalle taholle potilaan
suostumuksen perusteella. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee
päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien
tietojen antaminen.
Jos potilas on antanut siihen suostumuksensa, Yhtiö tallentaa potilaan tiedot potilasrekisteriin, josta ne
ovat Yhtiön henkilöstön saatavilla potilaan hoidon tai siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi.
Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä
yhteistyökumppaneitamme ovat:
Ajas Oy, Eneroc Oy:n tytäryhtiö (potilastietojärjestelmän ylläpito ja tuki)
Synlab Oy (laboratorionäytteiden tutkiminen)
Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia ja
tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten mukaisia tehtäviä varten. Varmistamme aina, että
yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen
käsittelyä koskevan lainsäädännön tai muun soveltuvan erityislainsäädännön mukaisesti.
8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Yhtiö noudattaa potilastietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä potilasrekistereistä annettuja
säännöksiä.
Yhtiö arvioi potilastietojen säilyttämisen tarvetta viiden vuoden välein.
Potilasasiakirjojen säilyttämisajat:
– Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat
– Yhteenvedot
12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
– Hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät merkinnät ja merkinnöistä
muodostetut asiakirjat
12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Paperimuotoiset hoitotyön kertomusmerkinnät: 12 vuotta hoidon päättymisestä, edellyttäen,
ettäyhteenveto on tehty.
– Lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat
12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, tekniset tallenteet ja niihin liittyvät lausunnot, kuten:
– Valokuvat, diakuvat, videot ja vastaavat.
Hoidon kannalta tarpeelliseksi arvioidut 12 vuotta aineiston tuottamisesta.
– Jäljennökset toisten terveydenhuollon toimintayksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista
12 vuotta hoidon päättymisestä.
– Potilaskohtainen hoitoon liittyvä paperimuotoinenkirjeenvaihto
12 vuotta kirjeen tai viestin päiväyksestä
Lääkärinlausunnot ja -todistukset
– B-lausunto
12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
– Muut lääkärinlausunnot ja todistukset kuin B-lausunto, lääkärintodistukset työhönsijoitus-, alku- ja
määräaikaistarkastuksista
12 vuotta lausunnon/todistuksen antamisesta.
– Palautetut lähetteet, saapumatta jääneiden potilaiden erilliset läheteasiakirjat (joista ei ole syntynyt
hoitovastuuta)
12 vuotta lähetteen saapumisesta.
– Potilasasiakirjojen hakutiedot ja hakemistot
Säilytetään kuten asiakirjat, joihin ne liittyvät.
10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely
perustuu antamaasi suostumukseen;
- saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja
suostumuksesi perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
Jos potilas peruuttaa suostumuksensa, ei se vaikuta ennen peruuttamista toteutetun henkilötietojen
käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän
tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi
kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi
toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n
jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että
emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa,
jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja
tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat
kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset
käyttäjätunnukset ja salasanat.
Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.
12. Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta
ja muut yhteydenotot tulee tehdä tai sähköpostitse
Tietosuojavastaava: jatta.rautkorpi
Sähköposti: jatta.rautkorpi@gynekologipalveluvanamo.fi
Puhelin: +358 45 122 9420
Voit myös ottaa meihin yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan
osoitteeseen:
Gynekologipalvelu Vanamo
Jatta Rautkorpi
Hyvättyläntie 6b, 21420 Lieto